E-Rechnung: B2B-Pflicht seit 01.01.2025
Das Wachstumschancengesetz hat die elektronische Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht gemacht. Empfangen müssen alle ab 01.01.2025. Versenden gestaffelt: ab 01.01.2027 alle über 800 TEUR Umsatz, ab 01.01.2028 alle B2B. PDF allein reicht nicht — gefordert ist strukturiertes XML.
Worum es geht
Eine 'E-Rechnung' im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. PDF-Dateien sind keine E-Rechnungen — auch nicht, wenn sie elektronisch verschickt werden. In Deutschland gelten zwei Formate: XRechnung (reiner XML-Standard, Pflicht im B2G-Bereich) und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (PDF mit eingebettetem XML, in der Praxis weiter verbreitet). Beide müssen die EN-16931-Pflichtfelder erfüllen und gegen den KoSIT-Validator prüfbar sein.
Der Gesetzgeber staffelt die Pflichten bewusst: Empfangen mussten alle B2B-Unternehmen bereits ab dem 01.01.2025 — unabhängig von Größe oder Umsatz. Beim Versenden gilt eine Übergangsphase: bis Ende 2026 dürfen Papier- und PDF-Rechnungen mit Einverständnis des Empfängers weiter versendet werden, ab 01.01.2027 sind Unternehmen mit über 800 TEUR Umsatz verpflichtet, ab 01.01.2028 alle übrigen B2B-Rechnungssteller. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben nicht außen vor — sie müssen zumindest empfangen können.
Hintergrund ist eine EU-weite Initiative gegen den USt-Ausfall (Stichwort ViDA — 'VAT in the Digital Age'), die perspektivisch auf Realtime-Meldung an die Finanzverwaltung hinausläuft. Wer heute strukturierte Rechnungen versendet, ist auf die nächste Stufe vorbereitet. Ohne korrekte E-Rechnung: kein Vorsteuerabzug — und die Aufbewahrungspflicht nach GoBD greift trotzdem, 8 Jahre unveränderbar.
Wer ist betroffen
- Alle B2B-Unternehmen in Deutschland — vom Solo-Handwerker bis zum Konzern. Keine Umsatzschwelle beim Empfang, ab 2028 auch beim Versand.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG — sie müssen E-Rechnungen empfangen und lesbar machen können, auch wenn sie selbst noch keine ausstellen müssen.
- Auftragnehmer der öffentlichen Hand — B2G ist seit 2020 XRechnung-Pflicht (E-Rechnungs-Verordnung Bund + Länder).
- Vermieter mit gewerblicher Vermietung an Unternehmen (Bürofläche, Ladenlokal, Lagerhalle) — die Miete ist ein B2B-Umsatz.
- Vereine und Stiftungen mit steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (Sponsoring, Werbung, Verkaufsaktionen an Unternehmen).
- Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister — müssen ihre Mandanten in beide Richtungen bedienen (Empfang + Versand).
- Online-Shops mit B2B-Kunden (SaaS, Digitalprodukte, physische Ware) — auch grenzüberschreitend, wenn der Empfänger in Deutschland sitzt.
Was Pflicht ist
- Empfangs-Bereitschaft seit 01.01.2025 (E-Mail-Inbox für XRechnung/ZUGFeRD).
- Strukturiertes Format nach EN 16931 (XRechnung CIUS oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931).
- Validierung gegen KoSIT-Validator (Schematron-Prüfung für XRechnung).
- Pflichtfelder: Leistungs-/Lieferdatum, USt-IdNr, Bestellbezug, Bankverbindung.
- Skontoangaben in strukturierte Felder, nicht in Freitext.
- GoBD-konforme Archivierung 8 Jahre, unveränderbar (Hash-gesichert).
- Kein Format-Wechsel bei Empfang: das Original-XML ist die Rechnung.
- Bei Fehlern: Storno + Neue Rechnung, kein nachträgliches Editieren.
- Eingangsstempel und Empfangsnachweis dokumentieren (Datum, Uhrzeit, Absender) — GoBD verlangt Nachvollziehbarkeit ab Eingang.
- Automatische Erkennung XML-Anhang vs. beschreibendes PDF: XML ist die Rechnung, das PDF nur die Visualisierung — Prozesse müssen das trennen.
- Übergangsregel bis 31.12.2026 dokumentiert nutzen: Papier/PDF im Versand nur mit dokumentierter Einwilligung des Empfängers — sonst ab 2027 unzulässig.
Was ich für dich übernehme
- Implementation eines E-Rechnungs-Generators (XRechnung 3.0.x oder ZUGFeRD 2.3+).
- Validierung gegen KoSIT-Validator vor jedem Versand (kein 'Schickt erstmal raus').
- GoBD-konformes Archiv in Supabase Storage mit Hash-Lock und Schreibschutz.
- Empfangsweg: E-Mail-Inbox + Parsing (XML extrahieren, validieren, in Buchhaltung importieren).
- Integration mit DATEV-Export oder existierendem ERP (lexware, SAP, etc.).
- Migration alter PDF-Rechnungen: Bewertung welche noch konvertiert werden müssen.
- Dashboard für Status: empfangene/versendete/offene/abgelehnte Rechnungen.
- Testfall-Suite mit gültigen + absichtlich kaputten XRechnungen (fehlendes UStID, falsches Datumsformat, ungültiges Schema) als Regressionsschutz vor jedem Deploy.
- Fehler-Workflow bei Ablehnung: automatische E-Mail an Buchhaltung mit KoSIT-Fehlerausgabe im Klartext (kein XML-Wall-of-Text) — inklusive Korrekturvorschlag.
Rechtsgrundlage
Wachstumschancengesetz (Art. 23) · § 14 UStG · GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) · EN 16931 · CIUS XRechnung
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
- XRechnung ist reines XML — keine für Menschen lesbare Form. Standard im B2G-Bereich (Behörden), funktioniert aber auch B2B. ZUGFeRD ab Profil EN 16931 ist ein Hybrid: PDF mit eingebetteter XML-Datei — Menschen sehen das PDF, Software liest die XML. In der Praxis ist ZUGFeRD weiter verbreitet, beide sind rechtlich gleichwertig.
- Kann ich eine PDF-Rechnung einfach 'in eine E-Rechnung umwandeln' lassen?
- Nein, nicht zuverlässig. Eine PDF-zu-XRechnung-Konvertierung müsste den Text per OCR und Heuristiken interpretieren — fehleranfällig (USt-Sätze, Bestellnummern, Skonto-Bedingungen). Sauberer Weg: die Rechnung von Anfang an strukturiert aus den Stammdaten erzeugen, NICHT aus der PDF rückwärts. Für Bestand kann man konvertieren, sollte aber jedes Ergebnis prüfen.
- Muss ich eingehende E-Rechnungen weiter als PDF abspeichern?
- Nein — und das wäre sogar problematisch. Original ist die XML-Datei. Die musst du GoBD-konform 8 Jahre unverändert aufbewahren (Hash-Lock). Wenn du eine PDF-Visualisierung erzeugen willst, ist das in Ordnung, aber sie ist Anhang/Vorschau, nicht das Original. Wer die XML wegwirft und nur die PDF behält, hat das Original verloren.
- Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG — bin ich befreit?
- Vom Versenden ja (bis auf Weiteres), vom Empfangen NEIN. Seit 01.01.2025 musst du strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen und lesbar machen können. Das bedeutet nicht 'PDF aus dem Postfach ziehen', sondern XML-Anhang extrahieren, validieren und archivieren. Ab 01.01.2028 kommt das Versenden dazu, falls du bis dahin noch B2B-Rechnungen ausstellst.
- Was passiert, wenn ich noch PDF-Rechnungen ohne XML akzeptiere?
- Formell ist das ab 2025 keine ordnungsgemäße Rechnung mehr im Sinne von § 14 UStG — das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug verweigern. In der Übergangsphase 2025/2026 wird das noch kulant gehandhabt, aber verlassen darf man sich darauf nicht. Sauberer Weg: den Absender einmal freundlich hinweisen und um XRechnung oder ZUGFeRD bitten — die meisten haben's ohnehin schon.
- Wie ist es mit Rechnungen aus dem EU-Ausland?
- Andere EU-Formate sind zulässig, sofern sie EN 16931-konform sind. Verbreitet ist der Peppol BIS Billing 3.0-Standard, der EN-16931-basiert und über das Peppol-Netzwerk zugestellt wird. Wichtig: das Format sicher prüfen (Validator) und mit der eigenen Buchhaltungssoftware auf Kompatibilität testen — nicht jedes ERP kann Peppol out of the box.
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