E-Rechnung: B2B-Pflicht seit 01.01.2025
Das Wachstumschancengesetz hat die elektronische Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht gemacht. Empfangen muessen alle ab 01.01.2025. Versenden gestaffelt: ab 01.01.2027 alle ueber 800 TEUR Umsatz, ab 01.01.2028 alle B2B. PDF allein reicht nicht — gefordert ist strukturiertes XML.
Worum es geht
Eine 'E-Rechnung' im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermoeglicht. PDF-Dateien sind keine E-Rechnungen — auch nicht, wenn sie elektronisch verschickt werden. In Deutschland gelten zwei Formate: XRechnung (reiner XML-Standard, Pflicht im B2G-Bereich) und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (PDF mit eingebettetem XML, in der Praxis weiter verbreitet). Beide muessen die EN-16931-Pflichtfelder erfuellen und gegen den KoSIT-Validator pruefbar sein. Ohne korrekte E-Rechnung kein Vorsteuerabzug — das wird teuer.
Was Pflicht ist
- Empfangs-Bereitschaft seit 01.01.2025 (E-Mail-Inbox fuer XRechnung/ZUGFeRD)
- Strukturiertes Format nach EN 16931 (XRechnung CIUS oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931)
- Validierung gegen KoSIT-Validator (Schematron-Pruefung fuer XRechnung)
- Pflichtfelder: Leistungs-/Lieferdatum, USt-IdNr, Bestellbezug, Bankverbindung
- Skontoangaben in strukturierte Felder, nicht in Freitext
- GoBD-konforme Archivierung 8 Jahre, unveraenderbar (Hash-gesichert)
- Kein Format-Wechsel bei Empfang: das Original-XML ist die Rechnung
- Bei Fehlern: Storno + Neue Rechnung, kein nachtraegliches Editieren
Was ich fuer dich uebernehme
- Implementation eines E-Rechnungs-Generators (XRechnung 3.0.x oder ZUGFeRD 2.3+)
- Validierung gegen KoSIT-Validator vor jedem Versand (kein 'Schickt erstmal raus')
- GoBD-konformes Archiv in Supabase Storage mit Hash-Lock und Schreibschutz
- Empfangsweg: E-Mail-Inbox + Parsing (XML extrahieren, validieren, in Buchhaltung importieren)
- Integration mit DATEV-Export oder existierendem ERP (lexware, SAP, etc.)
- Migration alter PDF-Rechnungen: Bewertung welche noch konvertiert werden muessen
- Dashboard fuer Status: empfangene/versendete/offene/abgelehnte Rechnungen
Rechtsgrundlage
Wachstumschancengesetz (Art. 23) · § 14 UStG · GoBD (Grundsaetze ordnungsgemaesser DV-gestuetzter Buchfuehrungssysteme) · EN 16931 · CIUS XRechnung
Haeufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
- XRechnung ist reines XML — keine fuer Menschen lesbare Form. Standard im B2G-Bereich (Behoerden), funktioniert aber auch B2B. ZUGFeRD ab Profil EN 16931 ist ein Hybrid: PDF mit eingebetteter XML-Datei — Menschen sehen das PDF, Software liest die XML. In der Praxis ist ZUGFeRD weiter verbreitet, beide sind rechtlich gleichwertig.
- Kann ich eine PDF-Rechnung einfach 'in eine E-Rechnung umwandeln' lassen?
- Nein, nicht zuverlaessig. Eine PDF-zu-XRechnung-Konvertierung muesste den Text per OCR und Heuristiken interpretieren — fehleranfaellig (USt-Saetze, Bestellnummern, Skonto-Bedingungen). Sauberer Weg: die Rechnung von Anfang an strukturiert aus den Stammdaten erzeugen, NICHT aus der PDF rueckwaerts. Fuer Bestand kann man konvertieren, sollte aber jedes Ergebnis pruefen.
- Muss ich eingehende E-Rechnungen weiter als PDF abspeichern?
- Nein — und das waere sogar problematisch. Original ist die XML-Datei. Die musst du GoBD-konform 8 Jahre unveraendert aufbewahren (Hash-Lock). Wenn du eine PDF-Visualisierung erzeugen willst, ist das in Ordnung, aber sie ist Anhang/Vorschau, nicht das Original. Wer die XML wegwirft und nur die PDF behaelt, hat das Original verloren.
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